5 dicas essenciais para aumentar a retenção de pacientes na sua clínica

Clínicas e consultórios que oferecem terapias continuadas, como fisioterapia , fonoaudiologia , psicologia e terapia ocupacional , convivem com um volume alto de faturamento recorrente junto aos convênios. Em cada guia enviada, o procedimento precisa ser identificado por um código da tabela TUSS, a terminologia unificada da saúde suplementar mantida pela ANS. É esse código que nomeia o atendimento dentro da guia TISS, e qualquer divergência entre o que foi cobrado, o que foi autorizado e o que consta no contrato abre espaço para a glosa. A glosa é a recusa, total ou parcial, do pagamento de um item faturado, e a operadora informa o motivo por meio dos códigos da Tabela 38 do padrão TISS . Na prática, a maior parte das glosas em terapias é administrativa, ou seja, nasce de erro de preenchimento e não de mérito clínico, o que significa que era evitável antes do envio da guia . O problema é que, sem controle estruturado, os mesmos erros se repetem mês após mês e viram perda silenciosa de receita. O primeiro erro é usar o código TUSS errado ou desatualizado . Em terapias, o clássico é faturar pela técnica executada em vez da sessão pelo sistema tratado: não existe código TUSS de TENS, de ultrassom terapêutico ou de liberação miofascial para cobrar a sessão, existe a sessão para disfunção do sistema musculoesquelético, respiratório ou nervoso, e a técnica registrada vai no prontuário, não na guia. Outro deslize frequente é trocar o código da sessão de psicoterapia individual pelo psicólogo (50000470) pelo da consulta em psicologia (50000462), ou lançar um código que a operadora simplesmente não contrata. Vale lembrar que a RN 541/2022 alterou a RN 465/2021 e revogou as diretrizes de utilização dessas terapias, o que tornou a cobertura ilimitada conforme a indicação clínica, e códigos antigos baseados em limites por CID tendem a ser rejeitados.

A reforma tributária do consumo deixou de ser um debate distante e entrou, de fato, na rotina das clínicas de saúde. Com a Emenda Constitucional nº 132/2023 e a regulamentação pela Lei Complementar nº 214/2025 (com ajustes feitos posteriormente pela LC nº 227/2026 ), PIS, Cofins, ICMS e ISS começam um longo processo de substituição por dois tributos: a CBS , de competência federal, e o IBS , quarto de estados e municípios. Para quem administra uma clínica, entender esse novo desenho é essencial, porque ele afeta diretamente a nota fiscal de serviço , a carga tributária e o faturamento de pacientes e convênios. O ponto mais relevante para o setor é o regime diferenciado dos serviços de saúde. A LC 214/2025 reconheceu a natureza essencial desses serviços e previu, nos seus artigos 128 e 130 e no Anexo III, uma redução de 60% na alíquota padrão do IBS e da CBS para hospitais, clínicas, laboratórios, serviços de diagnóstico e terapias. Importante: o benefício está vinculado ao serviço prestado, à classificação na lista da NBS (Nomeclatura Brasileira de Serviços), e não ao nome da empresa ou ao seu porte. Isso significa que a descrição correta dos procedimentos na nota fiscal é parte fundamental para que a clínica realmente acesse a redução. Outro marco é o ano-teste de 2026 . De 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2026, IBS e CBS passam a existir na prática, mas com alíquotas experimentais reduzidas, de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS , com compensação integral do valor arrecadado mediante crédito presumido. Nesse período, o PIS e a Cofins deixam de incidir. Na prática, a carga não muda significativamente em 2026, mas o processo muda: as empresas precisam emitir documentos com os novos campos, apurar os tributos e se familiarizar com o novo sistema, sem risco financeiro relevante. É um ensaio geral para 2027, quando as regras de verdade começam.

A rotina de uma clínica já é cheia de obrigações: agenda multidisciplinar , convênios , repasses , prontuários . E, em 2026, ganhou um capítulo novo e importante no capítulo fiscal. A partir de 1º de novembro de 2026 , as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços, clínicas incluídas, claro, precisam emitir a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) no padrão nacional , pelo Emissor Nacional da Receita Federal. A regra foi definida pela Resolução CGSN nº 191/2026, que adiou o prazo original de setembro para dar mais tempo de adaptação aos optantes. Na prática, o que muda? Até hoje, cada município podia ter seu próprio modelo de nota fiscal de serviço, são mais de 5 mil layouts diferentes espalhados pelo país. Com o padrão nacional, tudo se unifica em um único formato digital, emitido e armazenado no Ambiente Nacional da Receita Federal. Para a clínica, isso significa independência do sistema da prefeitura local: a emissão passa a seguir uma regra só, válida em todo o território nacional, com a nota registrada diretamente na base federal.

Em março de 2026 o STJ decidiu que limitar sessões de terapia para TEA é abusivo. Veja o que a clínica pode faturar e como recorrer de glosa.

Muitos gestores de clínicas acompanham apenas o faturamento mensal e acreditam que o negócio está indo bem. No entanto, é comum encontrar clínicas com alto volume de atendimentos que ainda enfrentam dificuldades para pagar contas em dia. O problema costuma estar na falta de visibilidade sobre o real desempenho financeiro. Para evitar surpresas, é fundamental acompanhar três relatórios essenciais: o DRE , o fluxo de caixa real e o fluxo de caixa projetado . O DRE, ou Demonstração do Resultado do Exercício, é o relatório que mostra se a clínica está gerando lucro ou prejuízo em determinado período. Ele detalha todas as receitas obtidas com atendimentos, convênios e procedimentos, além de listar todas as despesas operacionais. Com ele, o gestor consegue identificar quais serviços são mais rentáveis e onde estão os principais custos. Sem esse controle, fica difícil saber se a clínica realmente está dando lucro ou apenas movimentando dinheiro. O fluxo de caixa real registra tudo o que já aconteceu na conta da clínica. Ele mostra entradas e saídas de dinheiro que já foram efetivadas, como pagamentos de pacientes, recebimentos de convênios, pagamento de salários, aluguel e fornecedores. Esse relatório é essencial para entender a situação financeira atual e garantir que a clínica tenha recursos suficientes para honrar seus compromissos. Ele funciona como um retrato fiel do que ocorreu no período analisado. Já o fluxo de caixa projetado antecipa o que deve acontecer nos próximos 30, 60 ou 90 dias. Ele permite que o gestor visualize cenários futuros com base em dados históricos e planejamentos. Com essa ferramenta, é possível prever períodos de menor entrada de caixa, planejar investimentos em equipamentos ou preparar-se para contratações. A projeção ajuda a tomar decisões antes que os problemas apareçam.